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Emergenza e prevenzione

La Soprintendenza è a disposizione per ogni segnalazione di eventuali emergenze negli archivi pubblici e privati

Le piccole e grandi catastrofi stanno colpendo sempre più spesso il nostro Paese e molti soggetti, pubblici e privati, hanno visto il loro archivio, o la loro biblioteca, coinvolti in eventi emergenziali di varia natura.

L'approccio da adottare non può che essere, in primo luogo, la prevenzione: è indispensabile che archivio e biblioteca siano gestiti nel modo migliore così da ridurre al minimo i rischi, che quindi vanno preventivamente conosciuti ed analizzati. Nel contempo è necessario elaborare un vero e proprio Piano di emergenza che predisponga le risorse disponibili e prefiguri i comportamenti da tenere nel caso l'emergenza si presenti.

Tra 2015 e 2016, grazie in particolare all'impegno dell'arch. Paola Mussini che ha prestato la sua attività presso la Soprintendenza nell'ambito del progetto "500 giovani per la cultura", è stato messo a punto il documento Piano di conoscenza per la sicurezza in archivi e biblioteche, a cura di Paola Mussini e Luciano Sassi, nel quale si riprendono le indicazioni delle Linee guida della Direzione Archivi cercando di fornire indicazioni per la concreta elaborazione per l'archivio di un Documento di valutazione dei rischi corredato del Piano delle misure di prevenzione, di un Piano di risposta all'emergenza e un Piano di ripristino

La riflessione e le iniziative su questi temi non sono nuove: la Soprintendenza archivistica della Lombardia ha partecipato alle iniziative di confronto e formazione, affiancate da esercitazioni pratiche, portate avanti fin dagli ultimi anni del secolo scorso da parte di un gruppo di lavoro coordinato dall'allora Soprintendenza bibliografica di Regione Lombardia (soprintendente Ornella Foglieni) e dall'Archivio di Stato di Milano (direttore Maria Barbara Bertini).
Nel 2013 la Direzione Generale per gli Archivi ha istituito un Gruppo di lavoro sui Rischi ed Emergenze negli Archivi - REA, a cui ha collaborato anche la Soprintendenza archivistica per la Lombardia; le Linee guida sulla prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli archivi sono state presentate al Salone del restauro di Ferrara il 28 marzo 2014 e sono disponibili sul sito della DG Archivi. Costituiscono un fondamentale punto di riferimento e costituiscono il punto di partenza del Piano di conoscenza per la sicurezza in archivi e biblioteche

Il Piano di conoscenza per la sicurezza in archivi e biblioteche è stato presentato il 28 giugno 2016 con il seminario Sicurezza in archivi e biblioteche: valutazione e gestione del rischio, risposta all’emergenza, ripristino

La prima attività da cui partire è la conoscenza del patrimonio archivistico: sapere dove si trova l'archivio dell'ente (in quali sedi e in quali locali) e conoscere il rischio legato ai locali che lo custodiscono. Il responsabile dell'archivio deve disporre di un inventario topografico all'interno del quale siano chiarite le collocazioni di tutte le serie documentarie dell'ente. Il topografico dovrà essere collegato ad un documento, comprensivo di piante, in cui si analizzano le criticità dei locali (in armonia con il DVR dell'ente) e in cui sono disponibili le descizioni degli impianti nei diversi locali. L'inventario topografico e le descrizioni dei locali sono alla base dell'attività di prevenzione e del Piano di emergenza per l'archivio.

 
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